Пожалуй, наиболее удобная программа для этих целей - TheBrain (
http://www.thebrain.com), точнее модификации этой программы для командной работы - TeamBrain и BrainEKP, необходимо только оценить качество их облачных технологий и удобство работы, прикинуть затраты на платный аккаунт.